Kurum İçi Elektronik Doküman Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi = Development of Internal Electronic Document Management System

İnternet ve iletişim teknolojilerinin gelişimiyle beraber bilgiye ulaşım ve bilginin işlenmesinin artık web ortamından sağlandığı görülmektedir. Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EDYS) / (Electronic Document Management System (EDMS), kâğıda aktarılmaya aday bilginin elektronik ortamda tutulup yönetilmesidir. Normal bilgisayarlarda bu bilgi yalın halleriyle tutulduklarından gerçek anlamda bir yönetimden söz edilemez. EDYS’de ise esas olan bilgiye gerek duyulduğunda hızlı bir şekilde ulaşılmasına olanak sağlamasıdır. Bu bağlamda EDYS, kurumsal gelişim gösteren iş yerlerinde, eğitim kurumlarında, devlet kurumlarında ve ticari kuruluşlarda kullanması kaçınılmaz sistemler olarak görülmektedir. Bu çalışmada Kırgızistan-Türkiye Manas Üniversitesi’nin (KTMÜ) idari birimlerinin kendi içlerinde ve birimler arasındaki dokümanların, elektronik ortamda görülebilirliği, ulaşılabilirliği ve saklanabilirliği sağlanmıştır. Ayrıca mevcut sistemdeki doküman akışları incelenip KTMÜ idari birimlerinin ihtiyaçları doğrultusunda en uygun yapı belirlenmeye çalışılmıştır.

Anahtar sözcükler: Doküman, elektronik doküman yönetim siste

Owing to development of internet and communicational technologies we seen the usage of network environment for access to information and information processing. Electronic Document Management System (EDMS) is management and storage of information in electronic form which nominated to be transferred onto the paper. We cannot speak about real management system while information is kept lean form in common computers. EDMS, which is based on the information when you need it and allows you to achieve quickly. In this context usage of Electronic Document Management Systems inevitable at enterprise which showing institutional development in the work places, educational institutions, government agencies and institutional commercial organizations. In this study, the governing bodies of Kyrgyzstan-Turkey Manas University (KTMU) of documents within and between units in electronic form, visibility, accessibility and storability provided. We also obtained, examined existing files in actual system and determined the most suitable structure to meet the needs of KTMU administrative units.